Domkerk Utrecht is looking for office worker (s)

Baan jij je graag een weg door een volle mailbox en houd je ervan te prioriteren en te coördineren? Ben jij graag in nauw contact met mensen, bied jij ze de helpende hand of de benodigde informatie om verder te kunnen? Wil jij je met je hele ziel en zaligheid inzetten voor het behoud van cultureel en religieus erfgoed?

Dan zou je geknipt kunnen zijn voor een rol als

Bureaumedewerker Domkerk

(als vrijwilliger, verspreid over 2-5 dagen, min. 4 uur per week, in duo-constructie)

Over de Domkerk

De Utrechtse Domkerk vormt het hart van de stad en is dagelijks open voor een breed publiek uit binnen- en buitenland. Zo’n 400.000 mensen bezoeken jaarlijks de Open Dom. Deze bezoekers worden ontvangen door zo’n 170 vrijwilligers die vanuit verschillende functies in de kerk gastvrijheid vormgeven. Dit kan zijn in de vorm van een gastvrije ontvangst, een rondleiding, een kopje koffie of thee of een advies over een mooi boek. Daarnaast is de kathedraal als monument verbonden aan het Grootste Museum van Nederland en doet het nog steeds dienst als binnenstadkerk voor diverse religieuze bijeenkomsten door de week heen.

Over het Domkerk bureau

De spil van de kerk is het bureau, waar eigenlijk alles wat er in de Domkerk plaatsvindt vroeg of laat voorbijkomt. Promotie van bepaalde activiteiten, afstemming over inzet van vrijwilligers, coördinatie van bijzondere religieuze activiteiten, maar ook de algemene mails en telefoontjes komen op dit bureau binnen. Dit alles wordt op het bureau in goede banen geleid en uitgezet naar verantwoordelijke vrijwilligers. Want (bijna) iedereen die een rol vervult in de Domkerk doet dit vrijwillig.

Over de taken van de bureaumedewerker Domkerk

Maar wat doet een bureaumedewerker van de Domkerk dan precies allemaal?

Jij bent het aanspreekpunt en gezicht voor velen. Want de mails die naar het bureau worden gestuurd komen bij jou binnen. En ook de telefoon, die soms roodgloeiend is, staat op dit bureau. En dat kan jouw bureau zijn.

Het belangrijkste op een rijtje:

• jij beantwoord de telefoon en zorgt voor een adequate afhandeling. De telefoon staat alleen ingeschakeld in de ochtend;
• jij zorgt voor een overzichtelijke email inbox en beantwoord de binnengekomen emails of stuurt ze tijdig en zorgvuldig het juiste kanaal in;
• jij verwerkt alle activiteiten in de (digitale) agenda, zodat iedereen op tijd geïnformeerd is. Eventueel schrijf je er nog een toelichting bij per e-mail om mensen bewust te maken van nieuwe zaken of wijzigingen;
• jij bent de spin in het web, dus af en toe zul je ook gevraagd worden om bij te springen bij hand en span diensten, zoals promotiemateriaal uitwerken, de voorraad papier en kaarsen op orde houden en bestellingen verrichten.

De bureaumedewerker doet het werk nooit alleen. Er zijn altijd meerdere mensen beschikbaar (en bereid) om vakantie op ziekte op te vangen. De bureaumedewerkers vallen onder de aansturing van de officemanager.  Dus je staat er zeker niet alleen voor!

De bureaumedewerker als persoon

Aangezien jij bij veel activiteiten betrokken bent, binnen en buiten de Domkerk, moet de persoon die wij zoeken ook een aantal cruciale competenties meebrengen. We zoeken iemand die:

• graag het gezicht vormt van het bureau en daarmee van de Domkerk;
• zorgzaam is en makkelijk relaties met mensen aangaat;
• goed kan samenwerken en verbinden;
• goed overzicht houdt in de voortdurend wisselende prioriteiten van de waan van de dag.

We vinden het niet noodzakelijk dat je een kerkelijke achtergrond hebt. We verwachten echter wel dat je je kunt inleven in de missie en visie die we als kerk hebben, waarbij de monumentale, culturele, educatieve EN kerkelijke activiteiten samenkomen.

Ben je geïnteresseerd, dan ontvangen we graag jouw reactie. We hebben geen sluitingsdatum, maar voor 1 januari zou heel fijn zijn.

Voel je vrij om deze vacature te delen indien je mensen in jouw omgeving kent die dit mogelijk zouden willen doen.