Domkerk Utrecht is looking for office manager

Houd jij je hoofd koel in de waan van de dag, waarin prioriteiten elkaar in rap tempo opvolgen? Vind je het leuk om te organiseren, te structureren en te stroomlijnen? Ben jij graag aanspreekpunt voor mensen en weet jij op intuïtie het juiste te doen? Dan zou je geknipt kunnen zijn voor een rol als

Officemanager Domkerk

(als vrijwilliger, verspreid over 3-5 dagen, 16 tot 20 uur per week, eventueel in duo-constructie voor minder uren)

Over de Domkerk

De Utrechtse Domkerk vormt het hart van de stad en is dagelijks open voor een breed publiek uit binnen- en buitenland. Zo’n 400.000 mensen bezoeken jaarlijks de Open Dom. Deze bezoekers worden ontvangen door zo’n 170 vrijwilligers die vanuit verschillende functies in de kerk gastvrijheid vormgeven. Dit kan zijn in de vorm van een gastvrije ontvangst, een rondleiding, een kopje koffie of thee of een advies over een mooi boek. Daarnaast is de kathedraal als monument verbonden aan het Grootste Museum van Nederland en doet het nog steeds dienst als binnenstadkerk voor diverse religieuze bijeenkomsten door de week heen.

Over het Domkerk bureau

De spil van de kerk is het bureau, waar eigenlijk alles wat er in de Domkerk plaatsvindt vroeg of laat voorbijkomt. Promotie van bepaalde activiteiten, afstemming over inzet van vrijwilligers, coördinatie van bijzondere religieuze activiteiten, maar ook de algemene mails en telefoontjes komen op dit bureau binnen. Dit alles wordt op het bureau in goede banen geleid en uitgezet naar verantwoordelijke vrijwilligers. Want (bijna) iedereen die een rol vervult in de Domkerk doet dit vrijwillig.

Over de taken van de officemanager Domkerk

Maar wat doet een officemanager van de Domkerk dan precies allemaal? Nou, het is natuurlijk niet in beton gegoten, en veel wordt bepaald door wat er op een dag langs komt, maar in ieder geval:

• geeft zij/hij leiding aan de vrijwilligers die werken op het bureau van de Domkerk. Hiermee wordt ook bedoeld overzicht houden over de activiteiten die plaatsvinden op het bureau;
• overziet zij/hij de inzet van de vrijwilligers in brede zin conform het vrijwilligersbeleid (nog te implementeren);
• speelt zij/hij een cruciale rol in de communicatie tussen de verschillende onderdelen, die binnen de Domkerk actief zijn. Dit valt uiteen in Open Dom activiteiten (rondleidingen, educatieve dienst, Domcafé en Domshop), de Stichting Zaterdagmiddagmuziek en het Citypastoraat Domkerk;
• vervult zij/hij een belangrijke rol in de communicatie naar externe partners in de buurt van de Domkerk en initiatieven uit de Gemeente Utrecht, samen met de beheerders van de Domkerk.

De Officemanager kan terugvallen op de twee beheerders als het gaat om coördinatie, op de Kerkenraad als het gaat om beleid en op de Kerkrentmeesters als het gaat om het besturen en de uitvoering van de bureautaken. Dus je staat er zeker niet alleen voor!

De officemanager als persoon

Aangezien de officemanager bij veel activiteiten betrokken is, binnen en buiten de Domkerk, hopen we dat de persoon die wij zoeken een aantal cruciale competenties heeft. We zoeken iemand die:

• goed overzicht houdt in de voortdurend wisselende prioriteiten van de waan van de dag;
• kan structureren en stroomlijnen;
• kan schakelen tussen verschillende niveaus (operationeel, tactische en strategisch);
• goed kan samenwerken en verbinden;
• kan delegeren en verantwoordelijkheden inzichtelijk kan maken en daarnaar handelen.

We vinden het niet noodzakelijk dat je een kerkelijke achtergrond hebt. We verwachten echter wel dat je je kunt inleven in de missie en visie die we als kerk hebben, waarbij de monumentale, culturele, educatieve EN kerkelijke activiteiten samenkomen.

Wat krijg je ervoor terug?

Het is een vrijwillige inzet, dus een geldelijke vergoeding kunnen wij hier helaas niet tegenover zetten. Wel een groot netwerk aan contacten met de overige 170 vrijwilligers in de Domkerk. En als officemanager zul je in veel overleggen zitting kunnen nemen om te helpen de koers van de Domkerk voor de toekomst mede vorm te geven.

Ben je geïnteresseerd, dan ontvangen we graag jouw reactie. We hebben geen sluitingsdatum, maar voor 1 januari zou heel fijn zijn.

Voel je vrij om deze vacature te delen indien je mensen in jouw omgeving kent die dit mogelijk zouden willen doen.