Bestuursfunctie Secretaris Intocht Sinterklaas Utrecht

Bestuursfunctie Secretaris Intocht Utrecht

Stichting Stadsontspanning Utrecht (SSOU)

Sint zoekt hulp

In november komt Sinterklaas weer aan in Utrecht. Ieder jaar wordt de intocht door 35.000 enthousiaste bezoekers meegevierd. Hiermee is de intocht van Sinterklaas een van de grootste evenementen in Utrecht. De organisatie van de intocht is in handen van twintig gemotiveerde vrijwilligers (Coördinatoren), een hoofd en artistiek producent en een deels meewerkend bestuur.

De Intocht Utrecht zoekt een secretaris die het geheugen van onze organisatie wordt. Iemand die een goed informatiesysteem opzet, waarin het makkelijk zoeken is naar documenten, verslagen en contacten. 

Secretaris bij de Intocht Utrecht

Als bestuurslid ben je medeverantwoordelijk voor de beleidsbepaling rondom de Intocht Utrecht voor de Stichting Stadsontspanning Utrecht en geef je uitvoering aan dit beleid. Samen met de andere drie bestuursleden en de projectleider is er eens per maand een overleg vanaf februari en zullen de overleggen richting november wat frequenter zijn. Daarnaast zijn bestuursleden ook actief in het onderhouden van relaties en het leggen van nieuwe waardevolle contacten voor de intocht.

Wat ga je doen?

• eens per maand bestuursvergadering van maart t/m december;
• optreden als informatiepunt voor bestuur en buitenstaanders;
• beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van het bestuur gebracht moeten worden;
• zorgen dat bestuursleden en betrokkenen op tijd beschikken over relevante informatie;
• relevante informatie verzamelen, ordenen en beheren in een toegankelijk archief;
• samen met de voorzitter de agenda voorbereiden;
• verslaglegging van vergaderingen;
• vergaderstukken, verslagen en agenda naar bestuursleden sturen;
• statuten updaten;
• zorgen dat de Stichting voldoet aan alle wettelijke kaders;
• verhouding bestuur en gemeente vastleggen in kaders;
• de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bewaken.

Wij zoeken iemand die:

• bij voorkeur in Utrecht woont of werkt;
• communicatief vaardig is en organisatievermogen heeft;
• het een uitdaging vindt om iedereen up to date en geïnformeerd te houden;
• onbezoldigd ong. 5 uur per maand wil bijdragen aan het beleid van de intocht;
• beschikbaar is vanaf april (of zo snel mogelijk);
• ... en ten slotte de intocht een warm hart toedraagt.

Wat bieden we je?

• Een ontzettend leuke club mensen met allemaal hetzelfde doel.
• Een interessant netwerk, zowel binnen als buiten de organisatie.

Aanmelden of meer informatie

Ben je enthousiast geworden en wil je je aanmelden of heb je nog vragen? Neem contact op met Caroline Bloemers (projectleider) via bovenstaande button.