Administratief medewerker trainingen

Heb jij een fascinatie voor culturen en wil je je graag inzetten voor een betere samenleving?

Wil jij mee bouwen aan de verdere professionalisering van SIW via het verzorgen van diverse administratieve, communicatieve en logistieke taken rond Erasmus+ trainingen, en daarmee mensen helpen om zich op persoonlijk vlak te ontwikkelen?

SIW Internationale Vrijwilligersprojecten is op zoek naar een enthousiaste:

Administratief Medewerker Erasmus+ Trainingen (per april 2022)

inclusief soms 4-6 dagen ondersteuning op de trainingslocatie

Wie zijn wij? 

SIW is een veelzijdige Nederlandse uitwisselingsorganisatie zonder winstoogmerk (NGO). Al 65 jaar ontvangt SIW buitenlandse vrijwilligers op diverse projecten in Nederland en worden Nederlandse vrijwilligers uitgezonden naar projecten over de gehele wereld. In het totaal gaat het om circa 250 uitzendingen en ontvangsten per jaar. SIW valt onder een drietal Internationale netwerken (Alliance, CCIVS en SCI).

De missie van SIW is om mensen te stimuleren hun horizon te verbreden. Dit doet SIW door vrijwilligers in contact te brengen met andere culturen. Op deze manier wil SIW intercultureel begrip vergroten, bijdragen aan persoonlijke ontwikkeling van vrijwilligers en hen aanmoedigen zich belangeloos in te zetten voor een betere samenleving “Voor en door vrijwilligers”.

De activiteiten van SIW worden georganiseerd door circa 70 enthousiaste vrijwillige medewerkers, ondersteund door een kantoor in het hart van Utrecht.

Wat ga jij doen? 

SIW verzorgt in het kader van het Erasmus+ Programma (EU) trainingen aan medewerkers van jongerenorganisaties binnen ons internationale netwerk. Deelnemers komen van 8-10 verschillende organisaties uit verschillende landen. De 20-25 deelnemers per training komen voornamelijk uit de groep 20-35 jarigen.

Als Administratief Medewerker Erasmus+ Trainingen ondersteun je de trainers bij de organisatie, administratie en bij de logistiek van de trainingen, meer specifiek:

·      Communicatie met de deelnemers: vragen beantwoorden, informatiebrief samenstellen, communicatie van de trainers naar de deelnemers sturen, ingewikkelde vragen bespreken met trainers;

·      Administratie: o.a. visumbrieven opstellen, verzamelen, bijhouden van en rapporteren over deelnemers-gegevens (bijv. aankomst/vertrek van de deelnemers en registratie van opdrachten van de trainers);

·      Logistiek tijdens de training in NL: ondersteuning bij de organisatie van de training: bv. het organiseren van de koffie breaks, lunches, diners (kook-liefhebbers zijn meer dan welkom ook!), allerlei praktische zaken voorbereiden en organiseren, praktische (niet inhoudelijke) vragen van deelnemers beantwoorden, verzamelen van reisdocumenten van de deelnemers voor de reiskostenvergoeding, etc.;

·      Na afloop: reiskostenvergoeding completeren, betalingen afstemmen met de SIW penningmeester, communicatie met de deelnemers en rapportage/afronding van het project.

Natuurlijk sta je er niet alleen voor: je werkt nauw samen met de trainers, een tweede Administratief Medewerker Erasmus+ Trainingen en andere medewerkers binnen SIW.

Wie ben jij?

·      Je bent enthousiast over de projecten, doelstellingen en missie van SIW;

·      Je vindt het leuk om te administreren en organiseren; je werkt nauwkeurig en je bent iemand die de administratie onder controle kan houden;

·      Je werkt graag zelfstandig aan een administratie, maar je vindt het ook leuk om met mensen te werken (zowel per e-mail als tijdens de trainingen);

·      Je signaleert mogelijke problemen snel en bespreekt die oplossingsgericht met de trainers;

·      Je bent communicatief vaardig (ook in het Engels);

·      Je bent flexibel, creatief, en enthousiast;

·      Je bent gemiddeld 8 uur per week beschikbaar (liefst flexibel verspreid over de week), waarbij er piekmomenten zijn in de voorbereiding van de projecten. Je kunt en wilt (zo veel mogelijk) fulltime aanwezig zijn tijdens de projecten voor 5-7 dagen; de trainingen voor 2022 staan nu gepland van 04/05-10/05 en van 17/8-24/8;

·      Mensen met een multiculturele achtergrond worden uitdrukkelijk uitgenodigd te solliciteren.

Wat bieden wij jou?

·      Een leuke organisatie met veel enthousiaste mensen met passie voor vrijwilligerswerk, met de wereld als speelvlak;

·      Ervaring opdoen in projectuitvoering;

·      Een internationale werkomgeving en netwerk;

·      Vooral tijdens de trainingen: een positieve, internationale, energieke omgeving, waarbij je ook actief, creatief ideeën kunt inbrengen;

·      Mogelijkheid om dit samen met een tweede persoon te doen, om projecten en tijdsbesteding te verdelen;

·      Gemaakte (reis)kosten worden vergoed alsook de accommodatie en maaltijden tijdens het project, alsmede korting op een internationaal vrijwilligersproject via SIW.

Interesse?

Voor meer informatie over SIW en de functie kun je kijken op onze website en/of contact opnemen met afdeling P&O. Je motivatie met CV kun je tot 11 maart sturen t.a.v. Sarah Chaquibi, via de knop naast deze vacature.